Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

1. GİRİŞ

1.1 Amaç

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), veri sorumlusu sıfatıyla ÖZPET PLASTİK GLOBAL SAN.TİC.A.Ş. (“ÖZPET PLASTİK”) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden ve 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve ilgili mevzuat uyarınca kişisel verileri saklama, silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkındaki usul ve esasları belirlemek, kişisel verileri ÖZPET PLASTİK tarafından işlenenleri bilgilendirmek, Kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

ÖZPET PLASTİK, temel prensipleri doğrultusunda çalışanlarına, çalışan adaylarına, tedarikçi yetkililerine, doğrudan veya dolaylı gerçek kişi hissedar/ortaklara, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına, müşterilerine ve diğer üçüncü kişilere ait tüm kişisel verilerin, T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, ÖZPET PLASTİK tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2 Kapsam

ÖZPET PLASTİK çalışanlarına, çalışan adaylarına, tedarikçi yetkililerine, doğrudan veya dolaylı gerçek kişi hissedar/ortaklara, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına, müşterilerine ve diğer üçüncü kişilere ait tüm kişisel veriler bu Politika kapsamında olup ÖZPET PLASTİK’in sahip olduğu ya da ÖZPET PLASTİK tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları hakkında ve kişisel veri işlenmesine yönelik tüm faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

ÖZPET PLASTİK çalışanları bu Politika’da belirlenen kurallara uymak ve kişisel verilerin işlenmesinden sorumlu birimlere gerekli desteği vermekle yükümlüdürler. Kişisel verileri işleyen şirket çalışanları, verilerin işlenmesi faaliyetlerini yürütürken, temel ilkelere, kişisel veri işleme şartlarına ve özel nitelikli kişisel veri işleme şartlarına uygun hareket etmektedirler.

Bu yönde aşağıda belirtilen Kişisel Verileri Koruma Komitesi üyelerinden seçilen sorumlular, birimleri ve kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerindeki görevleri detaylı olarak açıklanmıştır.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

3. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, ÖZPET PLASTİK Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

ÖZPET PLASTİK tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 4. maddesinde kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, faaliyetlerimiz çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuata tabi olarak ve/veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

ÖZPET PLASTİK’in işlemekte olduğu kişisel veriler, faaliyet alanında ilgili mevzuata tabi olarak ve/veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu doğrultuda kişisel veriler aşağıda sayılan mevzuat ile sayılanlarla sınırlı olmamak üzere yürürlükte olan yahut yürürlüğe girecek diğer mevzuat hükümleri kapsamında muhafaza edilecektir.

• T.C. Anayasası
• 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
• 4857 sayılı İş Kanunu
• 1475 sayılı İş Kanunu’nun yürürlükte kalan maddeleri
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik

Bu kanunlarla sınırlı olmamak üzere yürürlükte olan diğer mevzuat hükümleri kapsamında öngörülen saklama süreleri boyunca saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Kişisel veriler, ÖZPET PLASTİK tarafından özellikle ticari faaliyetlerin sürdürülmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, personel süreçlerinin planlanması ve yönetilmesi, dava ve icra takipleri başta olmak üzere hukuki ihtilafların yönetilmesi amacıyla fiziki veya elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi;
• Çalışan Adayı/Stajyer/Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi;
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi;
• Çalışanlar için İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi;
• Çalışanlar için Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi;
• Denetim/Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi;
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi;
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi;
• Finans ve Muhasebe işlemlerinin yürütülmesi;
• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi;
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi;
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması;
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi;
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi;
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi;
• Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi;
• Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi;
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi;
• Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi;
• Sosyal Sorumluluk ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi;
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi;
• Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliği;
• Ücret Politikasının Yürütülmesi;
• Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi;
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi.

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İlgili kişinin, Kanuni hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebinin veri sorumlusu tarafından incelenerek uygun görülmesi,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
• Kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına ve imhasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı gerektirecek herhangi bir şartın olmaması,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

durumlarında ÖZPET PLASTİK tarafından ilgili kişinin talebi üzerine ve talebi ile bağlı olmak üzere silinir ve/veya yok edilir ya da re’sen silinir ve/veya yok edilir ve/veya anonim hale getirilir.

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verileri güvenli bir şekilde saklamak ve hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için ÖZPET PLASTİK olarak aldığımız teknik ve idari tedbirler sayılanlarla sınırlı olmamak üzere aşağıda yer almaktadır.

5.1 Teknik Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

5.2. İdari Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri içeren ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, ÖZPET PLASTİK tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

ÖZPET PLASTİK nezdinde bulunan Kişisel Verilerin imhası için Yönetmelik kapsamındaki imha yöntemlerinden silme, yok etme ve anonimleştirme yöntemleri benimsenmiştir.

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel veriler yasalarda öngörülen süreler ile zamanaşımı boyunca saklanmakta olup, saklama süreleri genel olarak;

• Kişisel verilerin, veri bazında saklama ve imha süreleri “Kişisel Verileri İşleme Envanteri”nde
• Veri kategorileri bazında VERBİS’e kayıtta,
• Süreç bazında ise aşağıdaki tabloda belirtildiği şekilde yer alır.

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

ÖZPET PLASTİK, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda hazırlanır. Internet adresimizden [...] yayınlanır. Basılı kâğıt nüshası da İnsan Kaynakları Müdürlüğünde saklanır.

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Güncellenmiş versiyonları tekrar yayınlanır.

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

Politika, ÖZPET PLASTİK’in internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.